Jitrak Blog

วงแหวนเว็บ

Change My Life with Notion

February 21, 2021

ในโลกปัจจุบันมี Software ที่มาเพื่อตอบโจทย์ในชีวิตประจำวันมากขึ้นเป็นทวีคูณ แต่ปัญหาที่เราพบเจอคือการที่มีจำนวน Application ที่จำเป็นต้องใช้เยอะเกินไป อย่างเช่น Application เอาไว้สำหรับการจดบันทึก (Evernote, OneNote, etc.), ตารางปฏิทิน (Google Calendar, Outlook Calendar, Apple Calendar, etc.), Todo list (Todoist, Microsoft To Do, etc.), จำพวกงานเอกสารต่าง ๆ Document, Spreadsheet (Words, Google Docs, Excel, Google Sheets, etc.) นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือจำพวก Task Management ต่าง ๆ ที่องค์กรที่ทำงานอยู่เลือกใช้อีก (Trello, Confluence, etc.) จะดีกว่าไหมถ้าเราสามารถลดจำนวน Application ที่จำเป็นต้องใช้ในชีวิตประจำวันลงไปได้บ้าง

ขอยกตัวอย่าง ก่อนหน้านี้ผมใช้ Application ประมาณนี้

  • OneNote เป็น Application ในการจดโน๊ต ไม่ว่าจะเป็น Note และ Document ส่วนตัว, Lecture Meetup หรือ Workshop, Secure data รวมถึง Password (Password Protect and Encrypt ที่มีมาให้อยู่แล้วของ OneNote)
  • Calendar ก่อนหน้านี้ผมพยายามใช้ Calendar ที่มีอยู่ในตลาดแล้ว แต่ก็ไม่ตอบโจทย์ตัวเอง เพราะการใช้ Calendar ส่วนตัวกับของ Office เป็นคนละเจ้า และคนละ User ข้อมูลจึงไม่เชื่อมกันทั้งหมด และบาง Office ที่เคยทำงานใช้ Calendar 2 เจ้าพร้อมกัน (ต้องบริหาร Calendar 2 เจ้า เจ้าละ 2 Account) ทำให้สับสนว่าสรุปเราต้องดู Calendar อันไหนกันแน่ในการวางแผนตารางแบบสรุปทั้งหมด เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตารางนัดหมายเกิดขึ้น ทำให้ต้องไปไล่ Update ตามอันที่เหลือ (หรือผมอาจจะไม่มีความสามารถในการทำให้ข้อมูลทั้งหมดมันเชื่อมกันก็ได้) และด้วยความที่มีทั้ง To-do list และ Calendar ซึ่งมันดูซ้ำซ้อนกันบางครั้ง สุดท้ายผมก็เลิกใช้ Calendar ส่วนตัวไปเลย
  • To-do List ผมเริ่มใช้ Microsoft To Do และหันมาใช้ Todoist เพราะต้องการต่อเชื่อมต่อ To-do List กับ Application PomoDone (เอาไว้สำหรับทำ Pomodoro Technique บทความถัด ๆ ไปคิดว่าจะพูดถึงเรื่องนี้อยู่เหมือนกัน) ซึ่ง Todoist สามารถแบ่งกลุ่มของ Task, ทำ Labels, ใส่ Priority ได้, มี Reminder, มี Today และ Next 7 Days และที่สำคัญเลยคิดเห็นว่ามันมี Sync ไปกลับระหว่าง Google Calendar ได้เลย ผมเลยทึกทักยอมใช้ Todoist เป็น Calendar ไปในตัว ซึ่งเป็นความคิดที่ผิดมหันต์
  • Spreadsheet งานโดยทั่วไปแล้ว เราคงไม่ต้องการ Feature ท่ายากพิศดาร แค่ต้องการคำสั่งพื้นฐานอย่าง Sum, Average, Count เป็นต้น บางครั้งผมต้องการจะให้เอกสารมันจบใน OneNote ซึ่งมันไม่สามารถใช้ Feature พวกนี้ได้แบบง่าย ๆ ต้องพึ่ง Add-ins (Smartphone ไม่รองรับ) สุดท้ายก็ต้องทำ Spreadsheet แยกออกมาอยู่ดี

จุดเปลี่ยนที่จะไม่ทนอีกต่อไป

ช่วงนั้นผมกำลังเตรียมตัวสอบ Google Cloud Certificate อยู่ จึงทำให้ได้พักผ่อนน้อย และงานที่ Office ก็โหลดอยู่พอสมควร เพราะเป็นช่วงเวลาที่ใกล้จะขึ้น Production ด้วยการจัดการที่ห่วยแตกที่สะสมมาก่อนหน้านี้ และไม่ค่อยได้เข้าไป Update ตัว Todoist ทำให้ลืมหลายสิ่งหลายอย่างที่จำเป็นจะต้องทำ ทำให้พลาดโอกาสอย่างเป็นผู้โชคดีที่จะได้ถ่ายรูปหมู่กับศิลปิน ในงาน Concert แต่ก็ไม่ได้ไป เพราะลืมเช็คว่าได้สิทธิ์หรือเปล่า เช็คสิทธิ์ก็ตอนเขาถ่ายรูปเสร็จกันไปแล้ว (ㅠ_ㅠ) แต่ที่เป็นจุดหมดความอดทนจริง ๆ ก็คือลงทะเบียนเรียนเสียเงินแล้ว แต่ไปเรียนผิดวัน โดยบอกพี่อีกคนที่ตั้งใจจะไปเรียนด้วยกันผิดวัน ทำให้คิดว่าจะต้องหาทางจัดการปัญหานี้อย่างจริงจังแล้ว ช่วงนั้นก็เริ่มรู้จัก Notion จากโฆษณา และคนที่เป็นเพื่อนกันใน Facebook พูดถึง หลังจากสอบ Google Cloud Certificate และเรียน Math for Programmers - Public 3 เสร็จ ก็พอมีเวลาว่างมาศึกษา Notion อย่างจริงจัง

ศึกษา และเล่นอยู่ไม่นาน เพียงแค่ 2 วัน ก็คิดว่า Notion น่าจะตอบโจทย์หลายอย่างที่กำลังประสบปัญหาอยู่ เลยตัดสินใจจะย้ายทุกสิ่งจาก OneNote มาที่ Notion แต่ด้วยความข้อมูลที่จดใน OneNote ใช้เวลามาอย่างยาวนานหลายปี ตั้งแต่สมัยเรียนมหาวิทยาลัย รวม ๆ ก็ไม่ต่ำกว่า 6 - 7 ปี การจะย้ายด้วยมือเราดูไม่ใช่ทางเลือกที่ดีนัก แต่!!! เดี๋ยวก่อนใน Notion มีปุ่ม Import ซึ่ง ณ ตอนนั้นยังไม่มี OneNote (ตอนนี้ที่เขียนอยู่ก็ยังไม่มี) ตัวเลือกมี Evernote ขึ้นมาเป็นหนึ่งในตัวเลือก ด้วยความขี้เกียจ จึงหาข้อมูลต่อ และก็ได้คำตอบว่า Evernote มีให้ Import จาก OneNote จึงบังเกิดภาพในหัวตามรูปข้างล่างขึ้นมา

onenote-evernote-notion.png

จินตนการง่ายกว่าลงมือทำเสมอ เมื่อลงมือทำจริงก็เจอปัญหาที่ว่า Evernote Basic Plan (Free) มี Limit ในการ Upload ต่อเดือนอยู่แค่ 60 MB เท่านั้น เมื่อเทียบกับขนาดข้อมูลที่สะสมมาหลายปี ยังไงแค่นี้มันไม่พออยู่แล้ว และแน่นอนว่าเราลงแรงมาขนาดนี้แล้วจะยอมแพ้เป็นไม่ได้ ผมเลยตัดสินใจกดซื้อ Premium Plan ของ Evernote ไป 1 เดือน ด้วยราคาหลักไม่กี่ร้อยบาท (จำราคาไม่ได้) เพียงเท่านี้เราก็จะอพยพข้อมูลของเราไปที่ Notion ได้อย่างไม่มีสะดุด สรุปข้อมูลที่ย้ายมามีขนาด 2 GB กว่า ๆ และหลังจากกด Import ใน Notion เสร็จ พร้อมเช็คความถูกต้องเรียบร้อยของข้อมูลแล้ว ผมก็ทำการ Cancel Subscription และ Deactivate Account ของ Evernote อย่างทันทวงที พร้อมกับแนบเหตุผลไปให้เขาด้วย

deactivate-evernote.png

Review หลังจากใช้ Notion มากกว่า 1 ปี

นิยามที่เว็บ Notion บอกไว้คือ All-in-one workspace ยังมี Feature ที่น่าสนใจอีกเยอะมาก และ Community ช่วยกันสร้าง Template ให้บุคคลทั่วไปสามารถ Duplicate ไปใช้อย่างง่ายดาย

Task List

ความประทับใจแรกเลย คือมี Template ในสิ่งที่ผมตามหามานานแสนนาน นั้นคือ Task List ที่สามารถเปลี่ยน View ไปดูแบบ Calendar ได้ และเรายังสามารถปรับแต่งในสิ่งที่เราต้องการต่อจาก Template เดิมได้อีกด้วย อย่างรูปด้านล่างนี้จะเป็น Task List ของต้นเดือนธันวามคมปี 2019

task-list.png

จะเห็นได้ว่า Date ที่แสดงบางอันเป็นสีแดง เพราะผมทำ Reminder แจ้งเตือนเอาไว้ เมื่อมี Calendar ที่ทำงานส่งมา สิ่งที่ผมจะทำก็คือแค่มา Update ที่นี้

Events

สิ่งที่ประทับใจถัดไปก็คือเรื่องของการที่จด Lecture ที่ผมไปงาน Meetup หรือ Workshop มา

events.png

ตารางงาน Event ที่ไป หรือเข้าฟังมาของช่วงปลายปี 2019

events-1.png

ถ่ายรูปจากในงานแล้ว Upload โดยมือถือทันที ซึ่งถ้าใช้ OneNote อยู่จะสามารถทำได้เหมือนกัน แต่ตัว OneNote การจัดวาง Layout จะไม่สามารถทำได้ดีเท่า Notion

events-2.png

สามารถทำ Code Snippet ได้

Reading List

ก่อนหน้านี้ผมเป็นคนที่อ่าน ฟัง ดูพวก Blog, Podcast และ Video ตามเว็บไซต์เป็นจำนวนมาก รวมถึงหนังสือด้วย แต่เมื่อต้องการสืบค้นย้อนหลัง ไม่สามารถทำได้อย่างง่ายเลย และมีบางครั้งอ่านซ้ำอยู่บ่อยครั้ง ซึ่ง Notion มี Template ชื่อ Reading List ให้อยู่พอดี

reading-list.png

Personal Profile Page

ด้วยความที่ตัวผมเองไม่ได้เป็น Web Frontend Developer แบบเต็มตัว ยังไม่มีเวลาในการทำ Personal Profile Page จึงลองใช้ Notion ทำดู ผลที่ได้ถือว่าดีมากเลย สามารถจัดวาง Layout ต่าง ๆ ได้เอง

personal-page.png personal-page-1.png personal-page-2.png

Link: http://yosapol.jitrak.dev/

Financial Tracking

financial-tracking.png

จริง ๆ มีรายการการใช้จ่ายเยอะกว่านี้ แต่ตัดมาให้ดูเพียงเท่านี้ครับ

financial-tracking-1.png

ทำการ Join Table และแยกประเภทของค่าใช้จ่ายได้

Workshop Code Snippet

เนื่องจากมีบางครั้งที่ผมมีโอกาสได้สอนอยู่บ้าง ทั้งใน Office และนอก Office โดยเนื้อหาที่สอนจะเป็นเกี่ยวกับ Software Development จึงหลีกเลี่ยงการ Coding ไม่ได้ อย่างที่รู้กันว่าการเอา Code ใส่ไว้ใน Slide ไม่ว่าจะเป็น Google Slide หรือ PowerPoint เป็นอะไรที่เลวร้ายมาก เท่าที่ผมเคยไปเรียนมาผู้สอนก็อาจจะทำ Upload แยกเอาไว้ หรือไปใช้ Gist ซึ่งผมรู้สึกว่าไม่สะดวกในหลาย ๆ อย่าง ด้วยความสามารถของ Notion ที่สามารถทำ Code Snippet ได้ จึงได้ใช้ Notion ประกอบการสอนอยู่เสมอมา

workshop-code-snippet.png

ทำ Code Snippet และ Link ให้ผู้เรียนสะดวก ไม่ต้อง Switch Application ไปมาบ่อย

ล้มเหลวในการเอาไปใช้ในองค์กร

หลังจากผมพยายามขาย Notion ให้กับคนรู้จัก ก็ประสบความสำเร็จในการขายอยู่พอสมควร สามารถดูได้จากยอดที่คนกดจาก Referral link ที่สามารถทำไปได้ 20 คน (Notion ก็ไม่มีโครงการนี้ต่อไปตั้งแต่ 19 พฤษภาคม 2020)

แต่การจะให้ผู้บริหารยอมลงทุน และใช้ Notion ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะค่าใช้จ่ายต่อจำนวน User รายเดือนก็ไม่ใช่น้อย น้องในทีมหลายคนพยายามใช้เป็น Document และ Kanban Board แต่ติด Limit ของ Free Quota และสร้าง Workspace ใหม่ไปเรื่อย ๆ เป็นการแก้ปัญหา

Conclusion

จะเห็นว่าผมใช้ Notion แทน Application หลายอย่างได้เลย ทำให้สามารถลดจำนวน Application ที่ต้องใช้ในชีวิตประจำวันลงไปได้บ้าง อย่าง Password ผมก็เลือกใช้ Application Password Manager แทนไปเลย เพราะ Notion ยังไม่มี Encrypt Page นอกจากนี้ผมยังใช้ Notion ทำอีกหลายอย่างมากกว่านี้ครับ อย่าง Personal OKRs, ทำ Document ส่วนตัว, รายอะเอียดการเดินทางในช่วง Covid เพราะที่ทำงานอยู่ปัจจุบันต้องรายงานว่าไปไหนมาบ้าง เป็นต้น ใช่ว่า Notion จะไม่มีข้อเสียนะครับ อย่างการใช้งานแบบ Offline ที่ UX ยังไม่ดี และทุกครั้งที่เปิด Page ที่มีรูปอยู่เยอะจะใช้ Bandwidth มหาศาล, Encrypt page ก็ยังไม่มี แต่โดยภาพรวมแล้วก็ถือว่าเป็น Application ตอบโจทย์ชีวิตอีกตัวนึงเลยละครับ

รอบนี้ทิ้งช่วงนานหน่อย เพราะงานเพิ่งขึ้น Production ไปได้ไม่นาน ไว้เจอกันใหม่บทความหน้าครับ

escape-tool-overload.png


Written by Yosapol Jitrak, Who is interested in game development, FinTech, technology, agile and DevOps culture. Follow me on Facebook